Оформление банка приказа - Составление и оформление приказов

Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке. Приказ — самый распространенный тип распорядительной документации.

Они регулярно издаются даже в сравнительно небольшой компании, штат которой ограничен парой десятков сотрудников; с их помощью руководство решает текущие или стратегически значимые задачи — производственные, административные, хозяйственные или кадровые.

Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из двух обширных категорий — по личному составу и по основной деятельности.

Приказы по личному составу издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя поэтому такие документы называют инициативными , так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников.

Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.

Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Впрочем, многие компании решили не изобретать велосипед и продолжили использовать для оформления основных кадровых процедур готовые формы, в том числе:. Одним из наиболее ответственных этапов в этой цепочке последовательных процедур считаются подготовительные работы. Зачастую ответственность за составление чернового варианта текста возлагается на секретаря, делопроизводителя, сотрудника отдела кадров если речь идет об оформлении решения по личному составу и т.

Готовый, проверенный на предмет недоработок и ошибок документ передается руководителю для утверждения, а затем — на регистрацию. Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в командировку , премирования или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании.

Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

Как правильно оформить приказ. Составление приказа

Структура текста может быть простой когда он касается одного вопроса или лица или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов. Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:. Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки.

Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения схемы, графики, инструкции, таблицы обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания за исключением документов, в которых содержится иное указание. Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года.

В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных. Регистрация приказов в журнальной форме широко применяется работодателями особенно небольшими компаниями с ограниченным объемом внутреннего документооборота , поскольку считается наиболее доступной, удобной и простой.

Для переноса данных об издаваемых на предприятии приказах заводится как минимум два журнала для распоряжений по личному составу и по основной деятельности. Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов — например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации.

Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании например, организационно-правовая форма , вовсе не обязательно заводить новый журнал: Скачать журнал регистрации приказов. Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет.

Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению 5 лет. Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы — по срокам хранения.

Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности.

Оформление приказа

Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:. Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании , которые помещаются в архив отдельно. Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки — процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо. Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание — менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки.

Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение — не подлежащим исполнению.

Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

К сожалению, при проведении проверок инспекторы ГИТ нередко выявляют приказы, на которых отсутствует виза начальника юридической или кадровой службы, хотя структура и содержание документа предполагают ее наличие. Иногда работодатель не успевает или просто не считает нужным под роспись ознакомить работника с распоряжением по личному составу, имеющим к нему непосредственное отношение и затрагивающим его законные права.

Между тем, трудовым законодательством определен конкретный перечень распорядительных документов, которые обязательно нужно доводить до сведения работников с указанием даты ознакомления — к ним относятся приказы о приеме на работу ст.

При оформлении постоянных или временных переводов на другую работу в качестве документа-основания не указывается ни заявление, ни согласие работника на перевод, а иногда даже не конкретизируются причины такого кадрового решения. Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты.

Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид основание или продолжительность. Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты.

В нем необходимо указать:. Заголовок может выглядеть следующим образом: Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях прекратится. Зарегистрируйтесь бесплатно и скачивайте любые документы.

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта. Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

За отсутствие этого условия штраф ГИТ рублей! О журнале Ввести код доступа. Самое интересное Трудовые книжки Приказы Прием на работу Условия труда Командировки Рабочее время Время отдыха Оплата труда Больничный лист Дисциплина труда Трудовой распорядок Увольнение Профстандарты Все тем. FF 2px solid; width: Читайте статью электронного журнала: Справка Весь процесс работы с распорядительной документацией сводится к стандартной схеме: Приказ о предоставлении отпуска работнику.

Справка Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ: Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных. Читайте статью Система Кадры: Приказ о присвоении разряда. Приказ о признании временного перевода постоянным. Справка Группа продолжительного хранения включает приказы: Приказ о направлении сотрудника в командировку.

Приказ на утверждение формы расчетного листка. Приказ об организации противопожарных инструктажей.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Журнал регистрации приказов по личному составу. Приказы по личному составу Приказ о приеме на работу Приказ на отпуск по беременности и родам: Какой вид приказов не предусмотрен действующими нормативными актами: Какой из документов составляется в свободной форме в отсутствие утвержденного унифицированного бланка: Что обязательно присваивается каждому распорядительному документу: Какие приказы необходимо хранить в течение 75 лет: Какой приказ необходимо обязательно доводить до сведения сотрудников с указанием даты ознакомления: Тест для кадровика За какие нарушения в работе проверяющие накажут начальника отдела кадров, а не директора Доплата за совмещение новая Какие периоды включать в стаж: Как нельзя называть должности Как оформить декретный отпуск новая Сотрудник уходит в отпуск: Тест для кадровика Увольнение по собственному желанию новая Штатное расписание и штатная расстановка: Образец приказа о переименовании должностей Увольнение пенсионера по собственному желанию Приказ об изменении штатного расписания Совмещение должностей Страховой стаж для больничного листа Правила внутреннего трудового распорядка Приложения к журналу Приложения к журналу Приложения к журналу Календарь на рабочий стол.

Подписка Рекламодателям Контакты Обратная связь. При клике отсылаем событие GA Click jQuery " yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.

Всего один шаг - и документ Ваш! Как с 1 июля хранить персональные данные, чтобы не получить штраф 75

  • Комментарии

Делают это в случае, когда есть большой массив информации, сопровождающей приказ. Вернуться назад В Примере 4 ответственный и срок исполнения указаны для всех поручений пункта 2 текста. Правила подписки на сайте delo-press.



Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. В году был издан приказ, после чего в него несколько раз, отдельными приказами вносились изменения изменения в приложение к приказу.